مكتب الديوان

عدد الأعضاء : 4 أعضاء (متابعة -مراسلات – الصادر – الوارد والطلبات والشكاوي – الأرشفة )

السجلات والموجودات في الديوان :

الصادر – الوارد – دفتر الأوامر الإدارية – دفتر القرارات الإدارية – سجل المراسلات الداخلية – دفتر بريد الذمة – دفتر الطلبات -دفتر الشكاوي .

المهام :

1-    استقبال الكتب الواردة إليه تدون في سجل الوارد وترقم وترسل الى الرئاسة المشتركة ثم ترفع إلى الجهات المعنية عن طريق سجل المراسلات الداخلية باستلام الموظف المختص وتوقيعه وتاريخ الوصول إليه .

2-    إرسال الكتب الصادرة : تدون في سجل الصادر وترقم ونوقع من الرئاسة المشتركة وتختم بختم الرئاسة المشتركة وترسل الى الجهات المرسلة اليها مع دفتر بريد الذمة لاستلام الكتاب وتوقيع الموظف المستلم وتاريخ الوصول .

3-    الأوامر الإدارية عن طريق الرئاسة المشتركة ترقم في دفتر الأوامر الإدارية ويوقع من الرئاسة المشتركة ويختم بختم الرئاسة ويرسل الى الجهات المعنية

4-    القرارات الإدارية أيضا ترقم في دفتر القرارات الإدارية وتوقع وتختم بختم الرئاسة وترسل الى الجهات المعنية .

5-    يستقبل الديوان طلبات المواطنين وتدون هذه الطلبات في سجل خاص (سجل الطلبات )بعد الكتابة يتم التوقيع من الديوان وختمه ثم ترسل الى الر ئاسة المشتركة ثم يختم بختم الرئاسة وترسل الى الجهات المعنية .

6-    يستقبل الديوان شكاوي المواطنين وتدون في دفتر الشكاوي وترقم بعد الكتابة يتم التوقيع من قبل الديوان وختمه وترسل الى الرئاسة المشتركة ويحال الى الجهات المعنية

7-    الارشفة : يقوم موظف الارشفة الورقية يوميا بشكل الكتروني (جميع الكتب والطلبات والشكاوي )من ثم توضع في مصنفات خاصة بها .

8-    يقوم الديوان باعداد التقرير الأسبوعي للبلدية

9-    يقوم الديوان باعداد التقرير الشهري للبلدية وبلداتها ثم ترسل الى لجنة البلديات وحماية البيئة .