تم تأسيس هذا القسم بسبب الحاجة الماسة الى المسة إلى تنظيم و تصنيف و حفظ و أرشفة المخزون الوثائقي و أيضا أدارة و تنظيم الأرشيف القديم و الحالي في أرشيف واحد و تحديد المتطلبات لتهيئة أماكن خاصة لحفظ الوثائق و السنادات و الحفاظ على سجلات المؤسسة .
يوجد نوعان لحفظ الوثائق و السجلات و غيرها من الورقيات :
- النوع الأول : ورقي بحيث يتم فرزها و وضعها في أماكن خاصة لتسهيل عملية البحث.
- النوع الثاني : الكتروني عن طريق (اللابتوب) و ذلك لجعل عملية الحفظ و البحث عن السجلات و الوثائق أسهل و أسرع.
في مكتب الديوان الفني لبلدية قامشلو يوجد عضوتين مسؤولتين أداريا في مجال الأرشيف حيث تضعان أساليب و قوانين لحفظ الوثائق و الحفاظ على السجلات التي ترد و تصدر من و إلى المكتب من التلف و الضياع و تم فرز المهام حيث عضوة تكون مسؤولة عن الأرشيف الورقي و الأخرى تكون مسؤولة عن الأرشيف الالكتروني .